Durante más de 25 años, DANAOS Projects ha trabajado con contratistas y organizaciones basadas en proyectos en construcción, infraestructuras, EPC y construcción naval, y ha desarrollado capacidades para operaciones marinas y offshore, minería, canteras y fabricación por proyectos: sectores en los que un ERP genérico se queda corto.
Industrias distintas. Proyectos distintos. Riesgos distintos.
Pero hay una lección que se repite una y otra vez:
Las empresas basadas en proyectos no pueden gestionarse con eficacia si el proyecto se trata como una dimensión más dentro de un ERP genérico.
Un contratista no se limita a comprar materiales, contratar personal, operar maquinaria y emitir facturas. Debe ejecutar un alcance definido, con un plazo y un presupuesto, mientras gestiona de forma continua compras, subcontratistas, mano de obra, equipos, producción, certificaciones, modificaciones, flujo de caja y riesgo.
El mismo principio se aplica a un astillero que entrega un buque, a un contratista minero que gestiona operaciones intensivas en equipos o a un fabricante por proyectos que fabrica conforme a una especificación de ingeniería.
Por eso ProjectVIEW ERP se construyó de otra manera.
En el centro de su lógica de negocio está la relación:
BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes
El presupuesto de obra o Bill of Quantities (BoQ) define el alcance comercial y el presupuesto. La estructura de desglose del trabajo (WBS) define el tiempo y la ejecución planificada. Los Cost Codes aportan la estructura interna de control de costes.
ProjectVIEW conecta estas dimensiones para que las transacciones operativas puedan evaluarse continuamente frente al alcance, el plazo y el coste.
El resultado no es simplemente otro lugar donde registrar transacciones. Crea un contraste continuo con la realidad entre lo que se estimó, lo que se planificó, lo que está ocurriendo y lo que está costando.
Estas son algunas de las lecciones sobre ERP más importantes que hemos aprendido en entornos de proyecto reales.
1. Construcción e infraestructuras: el presupuesto debe sobrevivir al paso a la ejecución
El problema recurrente
Uno de los mayores problemas en construcción no es la falta de software. Es la desconexión entre sistemas y departamentos.
Los estimadores trabajan con BoQ y hojas de cálculo. Los planificadores trabajan en Oracle Primavera P6 o Microsoft Project. Compras gestiona proveedores y órdenes de compra. Los equipos de obra registran el avance y los recursos. Finanzas registra las transacciones en el ERP corporativo.
Cada sistema puede cumplir su función por separado.
El problema aparece cuando la dirección pregunta:
¿Estamos ganando dinero realmente con este proyecto hoy?
La respuesta suele requerir conciliar varios sistemas y hojas de cálculo.
El enfoque de ProjectVIEW
ProjectVIEW mantiene la relación entre el BoQ, el presupuesto del proyecto, la WBS, los recursos y los Cost Codes desde la estimación hasta la ejecución.
Por tanto, las transacciones reales de obra —incluidos el avance del proyecto, la mano de obra, la maquinaria, los materiales y los subcontratistas— pueden compararse con la línea base de costes del proyecto. Los procesos de control de costes de ProjectVIEW conectan específicamente los presupuestos del BoQ con Primavera y con las transacciones diarias de obra.
La ventaja
La dirección obtiene visibilidad continua del coste y el avance reales frente a lo presupuestado, en lugar de esperar a los informes financieros cuando los costes ya se han producido.
Lección aprendida
El control de costes en construcción no puede empezar en Finanzas cuando el coste ya se ha producido. Debe empezar con la oferta y continuar durante la ejecución.
2. Contratistas EPC: las compras forman parte del control del proyecto
Para un ERP genérico, las compras suelen verse como un proceso transaccional:
Solicitud → RFQ → Orden de compra → Recepción → Factura
Para un contratista EPC, eso es solo una parte de la historia.
El problema recurrente
Los equipos de proyecto necesitan saber mucho más:
¿Qué se está comprando? ¿Por qué se necesita? ¿Qué proyecto y qué actividad lo requieren? ¿Estaba presupuestado? ¿Cuándo se necesita en obra? ¿Hay ya existencias disponibles? ¿Cuál es el precio histórico? ¿Podría una entrega tardía afectar a la ejecución?
Por tanto, una compra puede ser financieramente correcta y, aun así, operativamente errónea.
El enfoque de ProjectVIEW
ProjectVIEW conecta las compras con la estructura del proyecto.
Las necesidades de material pueden originarse en el BoQ y en los requisitos de obra, continuar con solicitudes y RFQ a proveedores, comparación de ofertas y órdenes de compra, y desembocar finalmente en los procesos de recepción de mercancías e inventario.
El flujo de compras incluye comparación de ofertas de proveedores, información histórica de costes, gestión de almacenes, contratación de subcontratistas y aprovisionamiento conforme a los requisitos del BoQ y de la WBS.
La ventaja
Las compras pasan a formar parte del control de costes y de la ejecución del proyecto, en lugar de ser una función administrativa aislada.
Lección aprendida
La compra más barata no es necesariamente la decisión de menor coste para el proyecto.
3. Construcción y reparación naval: un buque es más que un proyecto contable
La construcción y la reparación naval ponen de manifiesto con especial claridad las limitaciones de un ERP genérico.
Un proyecto de buque puede combinar ingeniería, fabricación, órdenes de trabajo, compras, inventario, subcontratistas, mano de obra especializada, equipos, aprobaciones del cliente, certificaciones y modificaciones comerciales.
El problema recurrente
El astillero, los equipos de producción, el departamento comercial, el almacén, los subcontratistas y el departamento financiero pueden acabar fácilmente trabajando con visiones distintas del mismo proyecto.
Los cambios agravan el problema.
Una reparación recién identificada o una modificación del alcance puede afectar de inmediato a la mano de obra, los materiales, los subcontratistas, el plazo, el coste y, en última instancia, al importe facturado al cliente.
El enfoque de ProjectVIEW
ProjectVIEW puede funcionar como un sistema de información para la gestión de astilleros, que conecta oficina, astillero, producción, proveedores, empresas de servicios, subcontratistas y clientes mediante un entorno de proyecto común.
Su modelo para astilleros asocia los procesos operativos con BoQ, WBS y Cost Codes, lo que permite supervisar el coste y el avance reales frente a lo presupuestado junto con la gestión de cambios.
La ventaja
El astillero obtiene visibilidad del coste, el avance, los recursos y los cambios del proyecto, desde el astillero hasta la oficina, en lugar de gestionar la producción y el resultado comercial en entornos desconectados.
Lección aprendida
Un ERP para astilleros no puede ser simplemente un ERP de fabricación con un campo “buque” añadido.
Debe comprender simultáneamente las dimensiones de proyecto, producción, reparación, recursos y comercial.
4. Marino y offshore: las operaciones remotas necesitan una única verdad operativa
Los proyectos marinos y offshore añaden otro reto: la distancia.
Las operaciones pueden estar repartidas entre oficinas corporativas, patios de fabricación, obras, buques y ubicaciones offshore.
El problema recurrente
La información operativa puede llegar a la dirección cuando los hechos ya han ocurrido.
Cuando la mano de obra real, la utilización de equipos, los materiales, el rendimiento de los subcontratistas o el avance llegan al ERP, la decisión operativa puede haberse tomado ya.
El ERP se convierte en un sistema de registro histórico en lugar de una plataforma activa de control de proyectos.
El enfoque de ProjectVIEW
ProjectVIEW conecta los procesos de campo y de oficina mediante un entorno centralizado, con aplicaciones web y móviles específicas que facilitan la captura de datos del proyecto y la colaboración.
La arquitectura general de ProjectVIEW admite operaciones en línea y sin conexión, gestión de carteras de proyectos, acceso basado en roles e integración de los procesos operativos con el coste y el plazo del proyecto.
La ventaja
La dirección obtiene un conocimiento de la situación más rápido en operaciones de proyecto distribuidas geográficamente.
Lección aprendida
El control remoto de proyectos no se logra produciendo más informes. Empieza por capturar mejores datos operativos más cerca de donde se realiza el trabajo.
5. Minería y canteras: la utilización de equipos es control de costes
La minería y las canteras son operaciones muy intensivas en activos.
Excavadoras, cargadoras, camiones, trituradoras, equipos de perforación y demás maquinaria no son simplemente activos en un balance. Su disponibilidad y utilización influyen directamente en el rendimiento operativo y en el coste.
El problema recurrente
Un ERP tradicional puede decir a la dirección qué maquinaria posee la empresa, su valor contable y quizá su historial de mantenimiento.
Las operaciones necesitan otras respuestas:
¿Dónde está la máquina? ¿Está disponible? ¿Qué proyecto la está utilizando? ¿Cuál es su utilización? ¿Cuánto cuesta operarla? ¿Qué mantenimiento se aproxima?
El enfoque de ProjectVIEW
La gestión de maquinaria de ProjectVIEW abarca listados de maquinaria, asignación y transacciones, disponibilidad de equipos, análisis de costes, combustible, mantenimiento, reparaciones preventivas y seguimiento de seguros.
La maquinaria también puede asignarse como recurso del proyecto durante la estimación y medirse después durante la ejecución.
La ventaja
Los equipos se convierten en un recurso operativo y de coste de proyecto medible, no simplemente en un activo fijo.
Lección aprendida
Saber qué maquinaria se posee es gestión de activos. Saber con qué eficacia se utiliza es control operativo.
6. Fabricación por proyectos: producción y control del proyecto deben hablar el mismo idioma
La fabricación por proyectos plantea otro reto para el ERP.
La empresa fabrica, pero no necesariamente mediante producción repetitiva en serie. Puede fabricar estructuras, componentes o conjuntos únicos conforme a requisitos de ingeniería específicos de cada proyecto.
El problema recurrente
El software de fabricación puede gestionar la producción.
El software de proyectos puede gestionar proyectos.
Pero la dirección necesita entender cómo la producción, los materiales, los recursos, las órdenes de trabajo, los plazos y los costes contribuyen a la rentabilidad del proyecto que se está ejecutando.
Cuando estos procesos funcionan por separado, esa relación resulta difícil de ver.
El enfoque de ProjectVIEW
ProjectVIEW integra la planificación y el control de la producción y la fabricación en el mismo ecosistema que los materiales, las compras, las operaciones de almacén, la mano de obra, la maquinaria, la presupuestación del proyecto y el control de costes.
La plataforma está orientada específicamente a la construcción, la producción, la fabricación y las operaciones relacionadas basadas en proyectos, en lugar de tratar la producción como una actividad de back-office ajena al proyecto.
La ventaja
La producción y la ejecución del proyecto funcionan a través de un modelo de datos común centrado en el proyecto, lo que mejora la visibilidad entre el rendimiento de fabricación y el resultado comercial.
Lección aprendida
La fabricación bajo pedido de ingeniería y la fabricación por proyectos no deberían obligar a la dirección a elegir entre una visión de fabricación y una visión de proyecto. Necesita ambas.
Qué tienen en común estas industrias
La terminología cambia de una industria a otra.
Un contratista de construcción habla de proyectos y obras. Un astillero habla de buques y gradas. Una empresa minera se centra sobre todo en la flota y la producción. Un fabricante de estructuras metálicas gestiona órdenes de trabajo y fabricación.
Pero bajo estas diferencias subyace el mismo reto de gestión:
¿Cómo conectamos de forma continua la ejecución física con el tiempo, los recursos, el coste y el valor comercial?
En todas estas industrias, el patrón recurrente está claro.
Construcción e infraestructuras
Reto: la licitación, la planificación, las operaciones de obra y los datos financieros quedan desconectados.
Enfoque de ProjectVIEW: conectar BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Ventaja: visibilidad continua del coste y el avance reales frente a lo presupuestado.
Contratistas EPC
Reto: las compras se desconectan de la demanda, los presupuestos y los plazos del proyecto.
Enfoque de ProjectVIEW: conectar los requisitos del proyecto con las compras, los proveedores, el inventario, los presupuestos y los requisitos de entrega.
Ventaja: las compras se convierten en parte integral del control de costes y de la ejecución del proyecto.
Construcción y reparación naval
Reto: las operaciones del astillero, la producción, los subcontratistas, los materiales y los cambios comerciales se fragmentan.
Enfoque de ProjectVIEW: integrar proyectos de buques, producción, órdenes de trabajo, compras, subcontratistas y control de costes.
Ventaja: visibilidad continua del proyecto desde el astillero hasta la oficina.
Marino y offshore
Reto: la información operativa remota llega demasiado tarde a la dirección.
Enfoque de ProjectVIEW: conectar las operaciones distribuidas mediante captura de datos del campo a la oficina, flujos de trabajo e información de proyecto centralizada.
Ventaja: conocimiento de la situación y control operativo más rápidos.
Minería y canteras
Reto: los registros de activos por sí solos no revelan el rendimiento ni la utilización de los equipos.
Enfoque de ProjectVIEW: conectar la utilización, la asignación, la disponibilidad, el mantenimiento y el coste de la maquinaria.
Ventaja: mejor utilización de equipos y control de costes operativos.
Fabricación por proyectos
Reto: la producción y la gestión de proyectos funcionan en entornos separados.
Enfoque de ProjectVIEW: conectar producción, fabricación, materiales, recursos, plazo y coste del proyecto.
Ventaja: los equipos de proyecto y de producción trabajan con un modelo de datos común centrado en el proyecto.
Un ERP genérico no es un mal ERP
Esta distinción es importante.
SAP, Oracle, Microsoft Dynamics y otras plataformas ERP empresariales de referencia son sistemas potentes.
El problema no es que el ERP genérico sea inadecuado.
El problema es esperar que un modelo de datos empresarial genérico comprenda el ADN operativo de un negocio basado en proyectos altamente especializado sin una configuración, personalización, integraciones o aplicaciones complementarias extensas.
ProjectVIEW parte de la dirección opuesta.
Parte del proyecto.
Su ecosistema abarca estimación y licitación, presupuestación y control de costes, subcontratistas, aprovisionamiento y compras, materiales e inventario, maquinaria y mantenimiento, RR. HH. y nóminas, contabilidad y finanzas, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, analítica, flujos de trabajo y aplicaciones de proyecto y de obra.
Y elegir ProjectVIEW no implica necesariamente sustituir un ERP corporativo existente.
ProjectVIEW admite la integración con sistemas de terceros mediante API y se ha diseñado para coexistir con las principales plataformas empresariales. La integración de ProjectVIEW con Oracle, por ejemplo, permite intercambiar compras, órdenes de compra, recepciones, facturas, movimientos de inventario y datos relacionados con el proyecto entre ambos entornos.
Para algunas organizaciones, ProjectVIEW puede funcionar como el ERP central.
Para otras, puede convertirse en la capa de operaciones de proyecto, gestión de la construcción y control de costes que complementa al ERP corporativo.
Eso plantea una pregunta más útil que simplemente:
“¿ProjectVIEW o SAP/Oracle?”
La mejor pregunta es:
“¿Qué sistema debe hacer cada trabajo?”
La lección más importante sobre ERP tras más de 25 años
Una organización basada en proyectos convierte continuamente recursos en avance físico, y el avance físico en valor comercial.
Por tanto, su ERP debe comprender la relación completa:
Alcance → Tiempo → Recursos → Coste → Avance → Ingresos
Este es el principio en el que se basa ProjectVIEW ERP.
Los procesos operativos no se tratan como transacciones desconectadas. Pueden evaluarse frente al alcance comercial, el calendario de ejecución y la estructura de costes del proyecto.
Esto crea un contraste continuo con la realidad entre:
Lo que se estimó. Lo que se planificó. Lo que se está ejecutando. Lo que está costando.
Y esta es, en definitiva, la diferencia entre un ERP que registra el negocio y un ERP que ayuda a controlar el negocio.
Para las empresas de construcción, EPC, infraestructuras, construcción naval, marino y offshore, minería, canteras y fabricación por proyectos, esa distinción importa.
Porque en las industrias basadas en proyectos, la rentabilidad no se determina al final del proyecto.
Se gana, o se pierde, a través de miles de decisiones tomadas durante la ejecución.
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