Bagi perusahaan konstruksi, salah satu kesalahpahaman paling berbahaya dalam pengendalian proyek adalah menganggap bahwa biaya aktual menunjukkan apakah sebuah proyek terkendali secara finansial.
Kenyataannya tidak.
Biaya aktual hanya menunjukkan apa yang sudah diakui sebagai biaya yang terjadi.
Namun, pengendalian proyek harus menjawab pertanyaan yang jauh lebih penting:
Seberapa besar eksposur kita sebelum biaya tersebut menjadi faktur?
Di sinilah biaya terkomitmen menjadi sangat penting.
Biaya Aktual Melihat ke Belakang. Biaya Terkomitmen Melihat ke Depan.
Bayangkan seorang kontraktor memiliki anggaran yang disetujui sebesar AED 10 juta untuk satu paket pekerjaan.
Sejauh ini, baru AED 2 juta yang tercatat sebagai biaya aktual.
Sekilas, proyek tersebut tampak aman.
Namun, bagaimana jika AED 5 juta lainnya sudah diberikan melalui purchase order dan subkontrak?
Dan bagaimana jika masih dibutuhkan AED 4 juta lagi untuk menyelesaikan sisa pekerjaan?
Eksposur yang sebenarnya bukan lagi AED 2 juta.
Proyek tersebut mungkin sudah menuju pembengkakan biaya.
Inilah sebabnya pengendalian biaya konstruksi tidak dapat hanya mengandalkan transaksi akuntansi yang sudah diposting.
Pengendalian proyek yang tepat perlu menghubungkan:
Biaya Aktual + Sisa Komitmen + Sisa Biaya Belum Terkomitmen = Proyeksi Biaya Akhir
Hal ini sejalan dengan konsep Estimate at Completion (EAC) yang digunakan dalam pengendalian proyek:
Apa Itu Biaya Terkomitmen?
Biaya terkomitmen adalah pengeluaran yang sudah diotorisasi oleh kontraktor melalui mekanisme seperti:
- Purchase order
- Subkontrak
- Amandemen kontrak yang telah disetujui
- Perjanjian sewa peralatan
- Kewajiban lain yang telah diberikan secara resmi
Namun ada perbedaan penting.
Nilai total komitmen sebuah purchase order belum tentu sama dengan sisa komitmen.
Sebagian dari purchase order tersebut mungkin sudah dikirim, digunakan, atau diakui sebagai biaya aktual.
Jika manajemen menambahkan nilai penuh purchase order di atas biaya aktual, proyeksi proyek bisa menjadi terlalu tinggi akibat penghitungan ganda.
Inilah sebabnya ERP konstruksi yang tepat harus membedakan antara:
- Total Nilai yang Diberikan
- Biaya yang Sudah Terjadi
- Sisa Biaya Terkomitmen
- Biaya Belum Terkomitmen hingga Selesai
Oracle sendiri membedakan berbagai kategori komitmen dan status transaksi dalam dokumentasi project costing-nya:
Pelajarannya sederhana:
Label “Biaya Terkomitmen” saja tidak cukup. Anda perlu memahami dengan tepat apa yang ada di balik angka tersebut.
Mengapa Data Akuntansi Bisa Datang Terlambat untuk Pengendalian Proyek
Ini tidak berarti sistem akuntansi tidak mampu mengakui biaya sebelum faktur tiba.
Sistem akuntansi mampu melakukannya.
Melalui akuntansi akrual, perusahaan dapat mengakui kewajiban atas barang atau jasa yang sudah diterima tetapi belum ditagih.
Lihat perlakuan IFRS atas akrual dan utang usaha:
Oracle juga mendokumentasikan akrual penerimaan yang belum ditagih:
Masalah sesungguhnya muncul ketika manajemen proyek hanya mengandalkan data akuntansi yang sudah diposting untuk mengambil keputusan operasional.
Saat faktur pemasok sampai ke bagian keuangan, beberapa hal mungkin sudah terjadi:
Material sudah diminta.
Purchase order sudah disetujui.
Pemasok sudah dipilih.
Pengiriman sudah dilakukan.
Material mungkin sudah digunakan.
Pekerjaan mungkin sudah berjalan.
Eksposur komersial sudah ada jauh sebelum faktur muncul.
Itulah sebabnya pengendalian proyek harus dimulai lebih awal dalam proses.
Pengendalian Biaya Konstruksi Dimulai Sebelum Faktur
Kontraktor harus mengikuti dampak finansial sebuah transaksi sejak kebutuhan pertama kali dibuat.
Urutan yang umum adalah:
Kebutuhan → Permintaan Pembelian → Persetujuan → Purchase Order → Pengiriman → Pemakaian → Pengakuan Biaya → Faktur → Pembayaran
Setiap tahap menjawab pertanyaan yang berbeda.
Permintaan pembelian menunjukkan kebutuhan.
Purchase order menunjukkan komitmen komersial.
Pengiriman menunjukkan penerimaan.
Pemakaian material menunjukkan penggunaan.
Faktur menimbulkan kewajiban finansial.
Pembayaran menunjukkan pergerakan kas.
Peristiwa-peristiwa ini tidak boleh diperlakukan seolah-olah dapat saling menggantikan.
Ini adalah salah satu gagasan utama di balik pengadaan berbasis proyek di ProjectVIEW ERP.
Tujuannya bukan sekadar mendigitalkan pengadaan.
Tujuannya adalah menghubungkan keputusan pembelian kembali ke anggaran proyek dan kebutuhan operasional yang memicunya.
Kesalahan Terbesar: Penghitungan Ganda
Misalkan ada subkontrak dengan total nilai yang diberikan sebesar AED 6 juta.
Pekerjaan senilai AED 2 juta sudah dilaksanakan dan dicatat sebagai biaya aktual.
Dengan demikian, sisa komitmennya sekitar AED 4 juta, dengan asumsi tidak ada penyesuaian lain.
Jika manajemen menghitung:
Biaya aktual AED 2 juta + biaya terkomitmen AED 6 juta
proyeksinya menjadi AED 8 juta.
Padahal sebagian dari komitmen AED 6 juta tersebut sudah termasuk dalam biaya aktual AED 2 juta.
Pekerjaan yang sama pada dasarnya dihitung dua kali.
Logika yang benar adalah:
Biaya Aktual + Sisa Komitmen
Hal ini menjadi semakin penting ketika melibatkan akrual.
Jika pekerjaan sudah diakrualkan lalu faktur pemasok datang kemudian, akrual tersebut harus dihapus atau digantikan—bukan dihitung lagi.
Oracle secara eksplisit mendokumentasikan logika pembalikan akrual semacam ini.
Mengapa Biaya Terkomitmen Pun Belum Menceritakan Keseluruhan Gambaran
Biaya terkomitmen saja pun belum cukup.
Kontraktor mungkin masih memiliki pekerjaan signifikan yang belum dibeli atau disubkontrakkan.
Pertimbangkan:
- Kebutuhan tenaga kerja di masa depan
- Penggunaan alat berat
- Bahan bakar
- Pekerjaan sementara
- Pengawasan lapangan
- Tambahan kuantitas material
- Perpanjangan durasi proyek
- Paket subkontrak yang belum diberikan
Biaya-biaya ini mungkin belum ada dalam bentuk purchase order.
Namun, biaya tersebut tetap merupakan bagian dari biaya masa depan untuk menyelesaikan proyek.
Itulah sebabnya pertanyaan pengendalian proyek yang sebenarnya bukanlah:
Berapa yang sudah kita belanjakan?
Bukan pula:
Berapa yang sudah kita komitmenkan?
Melainkan:
Berapa perkiraan biaya proyek ini saat selesai?
Mengapa Lingkup, Jadwal, dan Biaya Harus Terhubung
Untuk menjawab pertanyaan itu dengan benar, biaya tidak boleh berdiri sendiri.
Biaya memerlukan konteks.
Di DANAOS Projects, kami menyusunnya melalui hubungan antara:
BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes
Bill of Quantities (BoQ) mendefinisikan lingkup komersial dan lingkup yang dapat diukur.
Work Breakdown Structure (WBS) menghubungkan lingkup tersebut dengan pelaksanaan dan waktu.
Cost Codes memungkinkan biaya dan sumber daya diklasifikasikan secara konsisten.
Kami membahasnya secara rinci di sini:
BoQ, WBS, dan Cost Codes: Menghubungkan Lingkup, Jadwal, dan Biaya
Hubungan ini memungkinkan manajemen mengajukan pertanyaan yang lebih bermakna.
Komitmen ini termasuk dalam lingkup yang mana?
Aktivitas mana yang terdampak?
Berapa kuantitas yang tersisa?
Sumber daya apa yang masih dibutuhkan?
Berapa sisa anggarannya?
Berapa perkiraan biaya akhirnya?
Tanpa struktur ini, perusahaan mungkin tahu berapa yang dibelanjakan tanpa memahami mengapa uang itu dibelanjakan.
Data Lapangan Sama Pentingnya
Pengendalian biaya proyek juga bergantung pada apa yang benar-benar terjadi di lapangan.
Purchase order dapat menunjukkan apa yang dibeli.
Namun, purchase order tidak menunjukkan apakah sumber daya tersebut digunakan secara efisien.
Material yang dikirim belum tentu material yang digunakan.
Tenaga kerja yang hadir di lokasi belum tentu tenaga kerja yang produktif.
Peralatan yang tersedia belum tentu peralatan yang produktif.
Progres yang dicatat di akuntansi tidak otomatis mencerminkan progres fisik.
Inilah sebabnya pengumpulan data lapangan sangat mendasar bagi pengendalian biaya konstruksi.
Tujuannya adalah menghubungkan eksposur finansial dengan realitas operasional.
Bagaimana ProjectVIEW ERP Menangani Masalah Ini
ProjectVIEW ERP menghubungkan pengadaan, operasional lapangan, subkontrak, penganggaran, dan pengendalian biaya dalam satu lingkungan operasional yang khusus untuk proyek.
Arsitektur terintegrasi secara keseluruhan dijelaskan di sini: Bagaimana ProjectVIEW ERP Mewujudkan Pengendalian Biaya yang Sesungguhnya
Tujuannya bukan sekadar membuat laporan biaya lain.
Tujuannya adalah memungkinkan tim proyek memahami eksposur biaya selagi masih ada waktu untuk bertindak.
Catatan Akhir
Akuntansi sangat penting.
Namun, akuntansi dan pengendalian proyek memiliki tujuan yang berbeda.
Akuntansi memberi tahu organisasi apa yang telah diakui secara finansial.
Pengendalian proyek juga harus memahami apa yang sudah dikomitmenkan, apa yang sudah digunakan, apa yang masih harus dikirim, dan berapa perkiraan biaya proyek saat ini.
Bagi kontraktor, pertanyaan terpenting karena itu bukanlah:
“Berapa yang sudah kita belanjakan?”
Melainkan:
“Seberapa besar eksposur kita saat ini, dan berapa biaya realistis proyek ini saat selesai?”
Itulah perbedaan antara melaporkan biaya dan mengendalikan biaya.
