دروس مستفادة على مدار أكثر من 25 عاماً في مجال أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP): لماذا لا تكفي الأنظمة العامة للشركات القائمة على المشاريع؟

على مدار أكثر من 25 عامًا، عملت DANAOS Projects مع شركات المقاولات والمؤسسات القائمة على المشاريع في قطاعات الإنشاءات، والبنية التحتية، والهندسة والمشتريات والإنشاء (EPC)، وبناء السفن، والعمليات البحرية والعمليات البحرية في المناطق الساحلية (Offshore)، والتعدين، والمحاجر، والتصنيع القائم على المشاريع.

 

قطاعات مختلفة. مشاريع مختلفة. مخاطر مختلفة.

 

لكن هناك درسًا واحدًا يتكرر باستمرار:

 

لا يمكن إدارة الشركات القائمة على المشاريع بكفاءة من خلال التعامل مع المشروع باعتباره مجرد بُعد إضافي داخل نظام ERP عام.

 

فشركة المقاولات لا تقتصر أعمالها على شراء المواد، وتوظيف الأفراد، وتشغيل المعدات، وإصدار الفواتير.

 

بل يتعين عليها تنفيذ نطاق أعمال محدد، وفق جدول زمني وميزانية محددين، مع الإدارة المستمرة للمشتريات، والمقاولين من الباطن، والعمالة، والمعدات، والإنتاج، والشهادات، والتغييرات، والتدفقات النقدية، والمخاطر.

 

وينطبق المبدأ نفسه على حوض بناء السفن الذي يقوم بتسليم سفينة، أو مقاول تعدين يدير عمليات كثيفة الاعتماد على المعدات، أو شركة تصنيع قائمة على المشاريع تقوم بالتصنيع وفق مواصفات هندسية محددة.

 

ولهذا السبب تم بناء ProjectVIEW ERP بطريقة مختلفة.

 

ويتمحور منطق الأعمال الخاص به حول العلاقة التالية:

 

BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes

 

يحدد جدول الكميات (Bill of Quantities – BoQ) النطاق التجاري للمشروع وميزانيته.

 

ويحدد هيكل تجزئة العمل (Work Breakdown Structure – WBS) الإطار الزمني وخطة التنفيذ.

 

بينما توفر أكواد التكاليف (Cost Codes) الهيكل الداخلي للتحكم في التكاليف.

 

ويربط ProjectVIEW بين هذه الأبعاد بحيث يمكن تقييم المعاملات التشغيلية بصورة مستمرة مقابل نطاق الأعمال، والوقت، والتكلفة.

 

والنتيجة ليست مجرد نظام آخر لتسجيل المعاملات.

 

بل ينشأ من خلاله تحقق مستمر من الواقع يربط بين ما تم تقديره، وما تم التخطيط له، وما يتم تنفيذه فعليًا، وما تبلغ تكلفته الفعلية.

 

وفيما يلي بعض أهم الدروس المستفادة من أنظمة ERP التي اكتسبناها من بيئات المشاريع الفعلية.

 

1. الإنشاءات والبنية التحتية: يجب أن تصمد الميزانية عند الانتقال إلى التنفيذ

 

المشكلة المتكررة

 

تتمثل إحدى أكبر المشكلات في قطاع الإنشاءات في عدم غياب البرمجيات، وإنما في انفصال الأنظمة والإدارات عن بعضها البعض.

 

يعمل مهندسو التقدير باستخدام جداول الكميات وملفات Excel.

 

ويعمل المخططون باستخدام Oracle Primavera P6 أو Microsoft Project.

 

وتدير إدارة المشتريات الموردين وأوامر الشراء.

 

بينما تسجل فرق الموقع نسب الإنجاز والموارد.

 

وتقوم الإدارة المالية بتسجيل المعاملات في نظام ERP المؤسسي.

 

وقد يؤدي كل نظام وظيفته الفردية بشكل جيد.

 

لكن المشكلة تظهر عندما تسأل الإدارة:

 

هل نحقق أرباحًا فعلية من هذا المشروع اليوم؟

 

غالبًا ما تتطلب الإجابة عن هذا السؤال إجراء عمليات مطابقة بين عدة أنظمة وجداول بيانات.

 

منهج ProjectVIEW

 

يحافظ ProjectVIEW على العلاقة بين BoQ، وميزانية المشروع، وWBS، والموارد، وأكواد التكاليف بدءًا من مرحلة التقدير وحتى التنفيذ.

 

وبذلك يمكن مقارنة المعاملات الفعلية في الموقع، بما في ذلك تقدم المشروع، والعمالة، والمعدات، والمواد، والمقاولين من الباطن، مع خط أساس تكلفة المشروع.

 

كما تربط عمليات التحكم في التكاليف في ProjectVIEW بين ميزانيات BoQ وPrimavera ومعاملات الموقع اليومية.

 

الميزة

 

تحصل الإدارة على رؤية مستمرة للتكاليف ونسب الإنجاز من خلال المقارنة بين الفعلي مقابل المخطط له والميزانية، بدلًا من الانتظار حتى صدور التقارير المالية بعد حدوث التكاليف بالفعل.

 

الدرس المستفاد

 

لا يمكن أن يبدأ التحكم في تكاليف الإنشاءات داخل الإدارة المالية بعد حدوث التكلفة. بل يجب أن يبدأ منذ مرحلة تقديم العطاء ويستمر طوال فترة التنفيذ.

 

2. شركات EPC: المشتريات جزء من التحكم في المشروع

 

بالنسبة إلى نظام ERP عام، عادةً ما يتم النظر إلى المشتريات باعتبارها عملية معاملات:

 

طلب شراء → طلب عروض أسعار → أمر شراء → استلام → فاتورة

 

لكن بالنسبة لشركة EPC، لا يمثل ذلك سوى جزء من الصورة.

 

المشكلة المتكررة

 

تحتاج فرق المشاريع إلى معرفة المزيد بكثير:

 

• ما الذي يتم شراؤه؟
• لماذا هناك حاجة إليه؟
• أي مشروع وأي نشاط يحتاج إليه؟
• هل تم إدراجه ضمن الميزانية؟
• متى يكون مطلوبًا في الموقع؟
• هل توجد كميات متاحة بالفعل في المخزون؟
• ما السعر التاريخي للشراء؟
• هل يمكن أن يؤثر التأخير في التسليم على التنفيذ؟

 

وبالتالي، قد يكون قرار الشراء صحيحًا من الناحية المالية، لكنه في الوقت نفسه غير صحيح من الناحية التشغيلية.

 

منهج ProjectVIEW

 

يربط ProjectVIEW عمليات المشتريات بهيكل المشروع.

 

ويمكن أن تبدأ احتياجات المواد من BoQ ومتطلبات الموقع، ثم تمر عبر طلبات الشراء، وطلبات عروض الأسعار من الموردين، ومقارنة العروض وأوامر الشراء، وصولًا إلى عمليات استلام البضائع وإدارة المخزون.

 

كما تتضمن دورة المشتريات مقارنة عروض الموردين، ومعلومات التكلفة التاريخية، وإدارة المستودعات، ومشتريات المقاولين من الباطن، وعمليات التوريد وفقًا لمتطلبات BoQ وWBS.

 

الميزة

 

تصبح المشتريات جزءًا من التحكم في تكلفة المشروع وتنفيذه، بدلًا من كونها وظيفة إدارية منفصلة.

 

الدرس المستفاد

 

أقل سعر للشراء لا يعني بالضرورة أنه القرار الأقل تكلفة على مستوى المشروع.

 

3. بناء السفن وإصلاحها: السفينة ليست مجرد مشروع محاسبي

 

يكشف قطاع بناء السفن وإصلاحها بشكل واضح حدود أنظمة ERP العامة.

 

فمشروع السفينة قد يجمع بين الهندسة، والتصنيع، وأوامر العمل، والمشتريات، والمخزون، والمقاولين من الباطن، والعمالة المتخصصة، والمعدات، واعتمادات العملاء، والشهادات، والتغييرات التجارية.

 

المشكلة المتكررة

 

قد ينتهي الأمر بحوض بناء السفن، وفرق الإنتاج، والإدارة التجارية، والمستودعات، والمقاولين من الباطن، والإدارة المالية إلى العمل وفق رؤى مختلفة للمشروع نفسه.

 

وتزداد المشكلة تعقيدًا مع حدوث التغييرات.

 

فأي عملية إصلاح جديدة أو تغيير في نطاق الأعمال يمكن أن تؤثر بشكل مباشر على العمالة، والمواد، والمقاولين من الباطن، والجدول الزمني، والتكلفة، وفي النهاية على القيمة التي يتم تحميلها على العميل.

 

منهج ProjectVIEW

 

يمكن أن يعمل ProjectVIEW كنظام Shipyard Management Information System، حيث يربط بين المكاتب، وحوض بناء السفن، والإنتاج، والموردين، وشركات الخدمات، والمقاولين من الباطن، والعملاء ضمن بيئة مشروع مشتركة.

 

ويربط نموذج إدارة أحواض بناء السفن في ProjectVIEW العمليات التشغيلية بـ BoQ وWBS وأكواد التكاليف، بما يتيح مراقبة التكلفة ونسب الإنجاز الفعلية مقابل الميزانية، إلى جانب إدارة التغييرات.

 

الميزة

 

يحصل حوض بناء السفن على رؤية متكاملة من الحوض إلى المكتب لتكاليف المشروع، ونسب الإنجاز، والموارد، والتغييرات بدلًا من إدارة الإنتاج والأداء التجاري ضمن بيئات منفصلة.

 

الدرس المستفاد

 

لا يمكن أن يكون نظام ERP لحوض بناء السفن مجرد نظام ERP للتصنيع مضافًا إليه حقل باسم “السفينة”.

 

بل يجب أن يفهم في الوقت نفسه أبعاد المشروع، والإنتاج، والإصلاح، والموارد، والإدارة التجارية.

 

4. القطاع البحري والعمليات Offshore: العمليات عن بُعد تحتاج إلى مصدر تشغيلي واحد للحقيقة

 

تضيف المشاريع البحرية ومشاريع Offshore تحديًا آخر يتمثل في المسافة.

 

فقد تتوزع العمليات بين المكاتب الرئيسية، وأحواض التصنيع، ومواقع الإنشاء، والسفن، والمواقع البحرية.

 

المشكلة المتكررة

 

قد تصل المعلومات التشغيلية إلى الإدارة بعد وقوع الحدث.

 

وبحلول الوقت الذي تصل فيه بيانات العمالة الفعلية، واستخدام المعدات، واستهلاك المواد، وأداء المقاولين من الباطن، أو نسب الإنجاز إلى نظام ERP، يكون القرار التشغيلي قد تم اتخاذه بالفعل.

 

ويتحول نظام ERP بذلك إلى نظام تاريخي لتسجيل المعلومات بدلًا من أن يكون منصة نشطة للتحكم في المشروع.

 

منهج ProjectVIEW

 

يربط ProjectVIEW بين العمليات الميدانية والمكتبية من خلال بيئة مركزية، مع تطبيقات ويب وتطبيقات محمولة متخصصة لدعم التقاط بيانات المشاريع والتعاون.

 

كما تدعم بنية ProjectVIEW الأوسع العمليات المتصلة وغير المتصلة بالإنترنت، وإدارة محافظ المشاريع، والوصول القائم على الأدوار، ودمج العمليات التشغيلية مع تكلفة المشروع وجدوله الزمني.

 

الميزة

 

تحصل الإدارة على وعي أسرع بالوضع التشغيلي عبر عمليات المشاريع الموزعة جغرافيًا.

 

الدرس المستفاد

 

لا يتحقق التحكم في المشاريع عن بُعد من خلال إعداد المزيد من التقارير، بل يبدأ من خلال التقاط بيانات تشغيلية أفضل بالقرب من مكان تنفيذ الأعمال.

 

5. التعدين والمحاجر: استخدام المعدات هو جزء من التحكم في التكاليف

 

يُعد التعدين والمحاجر من أكثر القطاعات اعتمادًا على الأصول والمعدات.

 

فالحفارات، واللوادر، والشاحنات، والكسارات، ومعدات الحفر، وغيرها من المعدات ليست مجرد أصول مدرجة في الميزانية العمومية.

 

بل يؤثر توافرها ومعدل استخدامها بشكل مباشر على الأداء التشغيلي والتكلفة.

 

المشكلة المتكررة

 

يمكن لنظام ERP التقليدي أن يخبر الإدارة بالمعدات التي تمتلكها الشركة، وقيمتها المحاسبية، وربما سجل الصيانة الخاص بها.

 

لكن العمليات تحتاج إلى إجابات مختلفة:

 

• أين توجد المعدة؟
• هل هي متاحة؟
• أي مشروع يستخدمها؟
• ما معدل استخدامها؟
• ما تكلفة تشغيلها؟
• ما أعمال الصيانة القادمة؟

 

منهج ProjectVIEW

 

تغطي Machinery Management في ProjectVIEW قوائم المعدات، والتخصيص والمعاملات، وتوافر المعدات، وتحليل التكلفة، والوقود، والصيانة، والإصلاحات الوقائية، ومتابعة التأمين.

 

كما يمكن تخصيص المعدات باعتبارها موارد للمشروع خلال مرحلة التقدير، ثم قياس أدائها لاحقًا أثناء تنفيذ المشروع.

 

الميزة

 

تصبح المعدات موردًا تشغيليًا قابلًا للقياس وموردًا مباشرًا في تكلفة المشروع، بدلًا من كونها مجرد أصل ثابت.

 

الدرس المستفاد

 

معرفة المعدات التي تمتلكها هي إدارة للأصول. أما معرفة مدى كفاءة استخدامها فهي تحكم تشغيلي.

 

6. التصنيع القائم على المشاريع: يجب أن تتحدث إدارة الإنتاج وإدارة المشروع اللغة نفسها

 

يخلق التصنيع القائم على المشاريع تحديًا آخر لأنظمة ERP.

 

فالشركة تقوم بالتصنيع، ولكن ليس بالضرورة من خلال إنتاج متكرر واسع النطاق.

 

فقد تقوم بتصنيع هياكل أو مكونات أو تجميعات فريدة وفقًا لمتطلبات هندسية خاصة بكل مشروع.

 

المشكلة المتكررة

 

يمكن لبرمجيات التصنيع إدارة الإنتاج.

ويمكن لبرمجيات إدارة المشاريع إدارة المشاريع.

لكن الإدارة تحتاج إلى فهم كيفية مساهمة الإنتاج، والمواد، والموارد، وأوامر العمل، والجداول الزمنية، والتكاليف في ربحية المشروع الذي يتم تنفيذه.

 

وعندما تعمل هذه العمليات بشكل منفصل، يصبح من الصعب رؤية هذه العلاقة.

 

منهج ProjectVIEW

 

يجمع ProjectVIEW بين تخطيط ومراقبة الإنتاج والتصنيع وبين المواد، والمشتريات، وعمليات المستودعات، والعمالة، والمعدات، وميزانيات المشاريع، والتحكم في التكاليف ضمن منظومة واحدة.

 

وقد تم تصميم المنصة خصيصًا لدعم عمليات الإنشاءات والإنتاج والتصنيع والتصنيع المرتبط بالمشاريع، بدلًا من التعامل مع الإنتاج باعتباره وظيفة منفصلة في المكتب الخلفي.

 

الميزة

 

تعمل عمليات الإنتاج وتنفيذ المشاريع من خلال نموذج بيانات مشترك قائم على المشروع، مما يحسن الرؤية بين أداء التصنيع والأداء التجاري.

 

الدرس المستفاد

 

يجب ألا يجبر التصنيع حسب الطلب (Engineer-to-Order) والتصنيع القائم على المشاريع الإدارة على الاختيار بين رؤية التصنيع ورؤية المشروع. بل تحتاج الإدارة إلى كليهما.

 

ما الذي يجمع هذه القطاعات معًا؟

 

تختلف المصطلحات من قطاع إلى آخر.

 

تتحدث شركة المقاولات عن المشاريع والمواقع.

ويتحدث حوض بناء السفن عن السفن والأحواض.

ويركز قطاع التعدين بشكل كبير على الأساطيل والإنتاج.

بينما يدير مصنع الهياكل الفولاذية أو مكونات المشاريع أوامر العمل وعمليات التصنيع.

 

لكن وراء هذه الاختلافات يكمن التحدي الإداري نفسه:

 

كيف نربط بشكل مستمر بين التنفيذ الفعلي والوقت والموارد والتكلفة والقيمة التجارية؟

 

وعبر هذه القطاعات، يتضح نمط متكرر.

 

الإنشاءات والبنية التحتية

 

التحدي: تصبح عمليات تقديم العطاءات، والجدولة، وعمليات الموقع، والبيانات المالية منفصلة عن بعضها.

 

منهج ProjectVIEW: ربط BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes عبر دورة حياة المشروع.

 

الميزة: رؤية مستمرة لـ التكلفة ونسب الإنجاز الفعلية مقابل الميزانية.

 

شركات EPC

 

التحدي: تصبح المشتريات منفصلة عن احتياجات المشروع، والميزانيات، والجداول الزمنية.

 

منهج ProjectVIEW: ربط متطلبات المشروع بالمشتريات، والموردين، والمخزون، والميزانيات، ومتطلبات التسليم.

 

الميزة: تصبح المشتريات جزءًا أساسيًا من التحكم في تكلفة المشروع وتنفيذه.

 

بناء السفن وإصلاحها

 

التحدي: تصبح عمليات الحوض، والإنتاج، والمقاولون من الباطن، والمواد، والتغييرات التجارية مجزأة.

 

منهج ProjectVIEW: دمج مشاريع السفن، والإنتاج، وأوامر العمل، والمشتريات، والمقاولين من الباطن، والتحكم في التكاليف.

 

الميزة: رؤية مستمرة للمشروع من الحوض إلى المكتب.

 

القطاع البحري وOffshore

 

التحدي: تصل المعلومات التشغيلية عن بُعد إلى الإدارة بعد فوات الأوان.

 

منهج ProjectVIEW: ربط العمليات الموزعة من خلال التقاط البيانات من الموقع إلى المكتب، وسير العمل، والمعلومات المركزية للمشروع.

 

الميزة: سرعة أكبر في الوعي بالوضع التشغيلي والتحكم في العمليات.

 

التعدين والمحاجر

 

التحدي: لا تكشف سجلات الأصول وحدها عن أداء المعدات أو معدل استخدامها.

 

منهج ProjectVIEW: ربط استخدام المعدات، وتخصيصها، وتوافرها، وصيانتها، وتكلفتها.

 

الميزة: تحسين استخدام المعدات والتحكم في التكاليف التشغيلية.

 

التصنيع القائم على المشاريع

 

التحدي: تعمل إدارة الإنتاج وإدارة المشاريع ضمن بيئات منفصلة.

 

منهج ProjectVIEW: ربط الإنتاج، والتصنيع، والمواد، والموارد، والجدول الزمني، وتكلفة المشروع.

 

الميزة: تعمل فرق المشاريع والإنتاج من خلال نموذج بيانات مشترك قائم على المشروع.

 

نظام ERP العام ليس نظامًا سيئًا

 

هذا التمييز مهم.

 

تُعد أنظمة SAP وOracle وMicrosoft Dynamics وغيرها من منصات ERP المؤسسية الرئيسية أنظمة قوية.

 

المشكلة ليست أن أنظمة ERP العامة غير كافية.

 

المشكلة هي توقع أن يتمكن نموذج بيانات مؤسسي عام من فهم الحمض النووي التشغيلي لشركة متخصصة وقائمة على المشاريع، دون الحاجة إلى قدر كبير من التهيئة، والتخصيص، والتكاملات، أو التطبيقات المساندة.

 

أما ProjectVIEW فينطلق من الاتجاه المعاكس.

 

فهو يبدأ من المشروع.

 

وتغطي منظومة ProjectVIEW عمليات التقدير وتقديم العطاءات، والميزانيات والتحكم في التكاليف، والمقاولين من الباطن، والمشتريات، والمواد والمخزون، والمعدات والصيانة، والموارد البشرية والرواتب، والمحاسبة والمالية، والحسابات الدائنة، والحسابات المدينة، والتحليلات، وسير العمل، وتطبيقات المشاريع والمواقع.

 

كما أن اختيار ProjectVIEW لا يعني بالضرورة استبدال نظام ERP المؤسسي الحالي.

 

يدعم ProjectVIEW التكامل مع أنظمة الطرف الثالث من خلال واجهات برمجة التطبيقات (APIs)، وقد تم تصميمه للعمل جنبًا إلى جنب مع منصات المؤسسات الرئيسية.

 

فعلى سبيل المثال، يمكن لتكامل ProjectVIEW-to-Oracle تبادل بيانات المشتريات، وأوامر الشراء، والاستلامات، والفواتير، ومعاملات المخزون، والبيانات المرتبطة بالمشاريع بين البيئتين.

 

وبالنسبة لبعض المؤسسات، يمكن أن يعمل ProjectVIEW كنظام ERP المركزي.

 

وبالنسبة لمؤسسات أخرى، يمكن أن يصبح طبقة عمليات المشاريع وإدارة الإنشاءات والتحكم في التكاليف التي تكمل نظام ERP المؤسسي.

 

وهذا يطرح سؤالًا أكثر فائدة من مجرد التساؤل:

 

“ProjectVIEW أم SAP/Oracle؟”

 

السؤال الأفضل هو:

 

“أي نظام يجب أن يؤدي أي وظيفة؟”

 

أهم درس من أكثر من 25 عامًا في أنظمة ERP

 

تقوم المؤسسة القائمة على المشاريع باستمرار بتحويل الموارد إلى تقدم فعلي، والتقدم الفعلي إلى قيمة تجارية.

 

ولذلك يجب أن يفهم نظام ERP العلاقة الكاملة التالية:

 

نطاق الأعمال → الوقت → الموارد → التكلفة → التقدم → الإيرادات

 

وهذا هو المبدأ الذي يقوم عليه ProjectVIEW ERP.

 

فالعمليات التشغيلية لا يتم التعامل معها باعتبارها معاملات منفصلة، بل يمكن تقييمها مقابل النطاق التجاري للمشروع، والجدول الزمني للتنفيذ، وهيكل التكاليف.

 

وينتج عن ذلك تحقق مستمر من الواقع يربط بين:

 

ما تم تقديره. ما تم التخطيط له. ما يتم تنفيذه. وما تبلغ تكلفته.

 

وفي النهاية، يكمن الفرق بين نظام ERP الذي يسجل الأعمال ونظام ERP الذي يساعد على التحكم في الأعمال.

 

وبالنسبة لشركات الإنشاءات، وEPC، والبنية التحتية، وبناء السفن، والقطاع البحري وOffshore، والتعدين، والمحاجر، والتصنيع القائم على المشاريع، فإن هذا الفرق يمثل أهمية حقيقية.

 

لأن الربحية في القطاعات القائمة على المشاريع لا يتم تحديدها في نهاية المشروع.

 

بل يتم تحقيقها أو خسارتها من خلال آلاف القرارات التي يتم اتخاذها أثناء التنفيذ.