მშენებლობის შესყიდვების დაგეგმვა უნდა დაიწყოს იმ თარიღიდან, როდესაც მასალა, აღჭურვილობის ერთეული ან ქვეკონტრაქტით მომსახურება საჭიროა შესრულებისთვის, და არა იმ თარიღიდან, როდესაც შესყიდვების განყოფილება იღებს მოთხოვნას.
კონტრაქტორებისთვის ნამდვილი შესყიდვის კითხვა მხოლოდ ეს არ არის: “როდის უნდა ვიყიდოთ?”
ის არის:
“როდის უნდა იყოს ეს რესურსი ადგილზე, რათა შესაბამისი WBS აქტივობა დაგეგმილი მიხედვით დაიწყოს და რა უნდა მოხდეს ამ თარიღამდე?”
ეს განსხვავება შესყიდვას ადმინისტრაციული შეძენის პროცესიდან პროექტის კონტროლის ნაწილად აქცევს.
ეფექტური მშენებლობის შესყიდვების დაგეგმვა მუშაობს უკუღმა სამუშაოების დაშლის სტრუქტურაში (WBS) საჭირო ინსტალაციის ან შესრულების თარიღიდან.
ჯაჭვი უნდა აკავშირებდეს:
WBS საჭირო თარიღი → მიწოდება → ლოგისტიკა → დამზადება → შესყიდვის შეკვეთა → შეფასება → RFQ → მოთხოვნა → BoQ-ის მოთხოვნა
რაოდენობათა უწყისი (BoQ) განსაზღვრავს რას და რამდენს სჭირდება. WBS ადგენს როდის არის საჭირო. ხარჯობრივი კოდები უზრუნველყოფს ფინანსური კონტროლის განზომილებას, რომლის მიხედვითაც შეიძლება ნაკისრი ვალდებულებებისა და ფაქტობრივი ხარჯების მონიტორინგი.
როდესაც ეს განზომილებები ერთმანეთისგან განცალკევებულია, შესყიდვები შეიძლება ადმინისტრაციულად სწორად მიმდინარეობდეს, მაგრამ ოპერაციულად მაინც დაგვიანდეს.
რა არის სამშენებლო შესყიდვების გრაფიკი?
მშენებლობის შესყიდვების გრაფიკი მხოლოდ შესყიდვის შეკვეთების სიაზე მეტი რამეა.
AACE International განსაზღვრავს შესყიდვების გრაფიკს, როგორც CPM პროექტის გრაფიკის ქვესეგმენტს, რომელიც აყოლებს შესყიდვებს წარდგენიდან, დამზადებიდან და მიწოდებიდან და ამ აქტივობებს აკავშირებს სამშენებლო აქტივობასთან, რომელიც რეალურად აყენებს მასალას ან აღჭურვილობას.
AACE-ის შესყიდვების გრაფიკი ნათლად განსაზღვრავს: შესყიდვები შესრულებას უნდა უკავშირდებოდეს.
შესყიდვების ჟურნალი მენეჯმენტს შეიძლება ეუბნებოდეს, რომ შეკვეთა „მიმდინარეობს“. პროექტის გრაფიკმა უფრო მნიშვნელოვანი კითხვა უნდა უპასუხოს:
ჩამოვა თუ არა ის მანამდე, სანამ სამუშაოს დასჭირდება?
თანამედროვე სამშენებლო შესყიდვების ჟურნალის ჩარჩო ასევე აკონტროლებს ობიექტზე საჭიროების თარიღს, მიწოდების ვადას, შეკვეთის საჭირო თარიღს, შესყიდვის შეკვეთას, მოსალოდნელ მიწოდებას და ფაქტობრივ მიწოდებას და ამით აძლიერებს დაგეგმვის მნიშვნელობას ობიექტის მოთხოვნიდან უკუღმა.
რატომ უნდა დაიწყოს შესყიდვების დაგეგმვა WBS-ის საჭირო თარიღიდან?
წარმოიდგინეთ, რომ WBS-ის აქტივობა გამანაწილებელი მოწყობილობის მონტაჟისთვის დაგეგმილია 15 მარტს დაიწყოს.
გამანაწილებელი მოწყობილობა 14 მარტს ვერ შეიძინება.
კონტრაქტორმა უნდა იმუშაოს უკუღმა ყველა წინაპირობის მიხედვით:
15 მარტი: მონტაჟის საჭიროების თარიღი ← ობიექტზე მიღება და ინსპექტირება ← ტრანსპორტირება და საბაჟო ← წარმოება/დამზადება ← დამტკიცებული შესყიდვის შეკვეთა ← კომერციული და ტექნიკური შეფასება ← მომწოდებლის შეთავაზების პერიოდი ← დამტკიცებული ტექნიკური წარდგენა ← მასალის მოთხოვნა ← BoQ-ის მოთხოვნა
ყველა ნაბიჯი დროს მოითხოვს.
ხანგრძლივი მომარაგების ვადის მქონე მასალებისთვის საინჟინრო დამტკიცებები, სახელოსნო ნახაზები, წარმოების სიმძლავრე, ინსპექტირებები, გადაზიდვა და საბაჟო ამ ჯაჭვს რამდენიმე თვით ახანგრძლივებს.
ამიტომ სწორი შესყიდვის ტრიგერის თარიღი განისაზღვრება შესრულების მოთხოვნიდან და არა იქიდან, თუ როდის ვინმემ შემთხვევით წარადგინა მოთხოვნა.
ამიტომაც ვერ იმუშავებენ დამგეგმავები და შესყიდვების გუნდები დამოუკიდებლად.
დამგეგმავი – განრიგის შემდგენელი → შესყიდვების ოფიცერი
რას უწყობს ხელს თითოეული: BoQ, WBS და Cost Codes?
ეს სამი სტრუქტურა სხვადასხვა კითხვას პასუხობს.
- BoQ: რას ვაშენებთ? რაოდენობათა უწყისი განსაზღვრავს სახელშეკრულებო მოცულობას, რაოდენობებს, სპეციფიკაციებსა და გაზომვად მიწოდებებს.
- WBS: როდის ვაშენებთ? სამუშაოების დაშლის სტრუქტურა და პროექტის გრაფიკი განსაზღვრავს თანმიმდევრობას, დამოკიდებულებებს, საკვანძო ეტაპებსა და შესრულების დროს.
- Cost Codes: სად ვაკონტროლებთ ხარჯს? Cost Codes უზრუნველყოფს შიდა მართვით და საბუღალტრო სტრუქტურას ნაკისრი ვალდებულებების, ფაქტობრივი ხარჯებისა და შესრულების მონიტორინგისთვის.
მათი დაკავშირება ბევრად უფრო მდიდარ შესყიდვით კონტექსტს ქმნის:
BoQ ↔ WBS ↔ Cost Codes
DANAOS Projects-ის ხედვა ასეთია: ეს არ არის კონკურენტი პროექტული სტრუქტურები. ისინი ერთი და იმავე პროექტის რეალობის განსხვავებული განზომილებებია.
ეს ურთიერთობა ასევე ფუნდამენტურია მშენებლობის ხარჯების კონტროლისთვის, სადაც ProjectVIEW ERP აკავშირებს BoQ-ს, WBS-ს და Cost Codes-ს და მათ რესურსისა და ობიექტის მონაცემებს უკავშირებს.
როგორი უნდა იყოს მშენებლობის შესყიდვების სამუშაო პროცესი?
გრაფიკზე დაფუძნებული შესყიდვების პროცესი შეიძლება რვა ურთიერთდაკავშირებულ საკონტროლო წერტილად აიგოს:
1. განსაზღვრეთ შესრულების მოთხოვნა. დაიწყეთ WBS-ის აქტივობით, დაგეგმილი მონტაჟის თარიღით და შესაბამისი საკვანძო ეტაპით.
2. განსაზღვრეთ მოცულობა და რაოდენობა. დაუკავშირეთ აქტივობა მის BoQ პოზიციებს, სპეციფიკაციებს, რაოდენობებს და საჭირო რესურსებს.
3. გამოთვალეთ შესყიდვის ტრიგერის თარიღი. იმუშავეთ უკუღმა მიწოდების, ლოგისტიკის, დამზადების, მომწოდებლის ვადის, დამტკიცებების, შეფასებისა და RFQ-ის ხანგრძლივობების მიხედვით. სადაც გაურკვევლობა არსებობს, დაამატეთ შესაბამისი რისკის ბუფერები.
4. ჯერ შეამოწმეთ არსებული ხელმისაწვდომობა. შეძენამდე დაადგინეთ, არის თუ არა მასალა უკვე საწყობში, სხვა პროექტზე, შიდა საწარმოო ობიექტზე ან მოქმედ ჩარჩო შეთანხმებაში.
5. წარადგინეთ და დაამტკიცეთ მოთხოვნა. დაგეგმილი მოთხოვნა გადაიყვანეთ კონტროლირებად Site Item Request-ში, Material Request Form-ში ან შესყიდვის მოთხოვნაში.
6. მოძებნეთ წყარო და შეაფასეთ. მიმართეთ მომწოდებლებს, შეადარეთ ტექნიკური და კომერციული პასუხები და შეაფასეთ როგორც ხელმისაწვდომობა, ისე ფასი.
7. დააფიქსირეთ ვალდებულება და აკონტროლეთ. გამოსცეთ შესყიდვის შეკვეთა ან ქვეკონტრაქტი, დააფიქსირეთ ნაკისრი ხარჯი და აკონტროლეთ დაპირებული მიწოდების თარიღი WBS-ის მოთხოვნასთან მიმართებით.
8. მიიღეთ, შეამოწმეთ და მოხმარეთ. დააფიქსირეთ Goods Received Note (GRN), საწყობის მოძრაობა და Store Issue Voucher (SIV), რითაც უზრუნველყოფთ კვალდაკვალობას ფაქტობრივ პროექტის მოხმარებამდე.
შედეგი უბრალოდ procure-to-pay არ არის.
ის არის:
დაგეგმვიდან შესყიდვამდე, შესრულებამდე და კონტროლამდე.
რატომ არ არის ყველაზე იაფი შეთავაზება აუცილებლად ყველაზე დაბალღირებული შესყიდვის გადაწყვეტილება?
მშენებლობის შესყიდვის გადაწყვეტილებები ვერ შეფასდება მხოლოდ ერთეულის ფასით.
მომწოდებელმა შეიძლება შესთავაზოს დაბალი ფასი, მაგრამ თუ ვერ ასწრებს საჭირო ადგილზე მიწოდების თარიღს, ამას შეიძლება სხვაგან მოჰყვეს შედეგები: უმოქმედო მუშახელი, უმოქმედო ტექნიკა, ქვეკონტრაქტორის შეფერხება, სამუშაოების გადალაგება, დამატებითი ლოგისტიკა ან დაგვიანებული პროგრესი.
ამიტომ ხელმისაწვდომობას აქვს ეკონომიკური ღირებულება.
ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია გენერალური კონტრაქტორებისთვის, რომლებიც ერთდროულად მართავენ მრავალ პროექტს, სადაც მასალები, აღჭურვილობა და ქვეკონტრაქტორები კორპორაციულ რესურსებსა და მიწოდების ჯაჭვის სიმძლავრეს ეცილებიან. DANAOS-ის გვერდი General Contractor პირდაპირ ასახელებს კრიტიკული მასალების დაგვიანებასა და ლოგისტიკური შეფერხებას, როგორც რისკებს ობიექტის პროგრესისთვის.
ამიტომ შესყიდვების შეფასებამ მინიმუმ ეს უნდა მოიცვას:
ხარჯი + შესაბამისობა + ხარისხი + ხელმისაწვდომობა + მიწოდების რისკი
—და არა მხოლოდ ფასი.
რატომ არ არის საკმარისი ცალკე მდგომი შესყიდვების ჟურნალები?
კარგად მოვლილი შესყიდვების ჟურნალი სასარგებლოა.
პრობლემა ჩნდება მაშინ, როდესაც ის იქცევა ცალკე ცხრილად, რომელიც მოწყვეტილია ცოცხალ სამშენებლო გრაფიკს.
თუ WBS-ის აქტივობა სამი კვირით გადაიწევს, რა მოხდება მის შესყიდვით მოთხოვნასთან?
თუ გრაფიკი იცვლება, მაგრამ შესყიდვების ჟურნალი არა, პროექტს ახლა დროის ორი განსხვავებული ვერსია აქვს.
ანალოგიურად, თუ რაოდენობები იცვლება BoQ-ში, მაგრამ შესყიდვის მოთხოვნა უცვლელი რჩება, ორგანიზაციას მოცულობის ორი განსხვავებული ვერსია აქვს.
სწორედ აქ არის ინტეგრაცია უფრო მნიშვნელოვანი, ვიდრე მხოლოდ ციფრულიზაცია.
ციფრული შესყიდვების ჟურნალი, რომელიც მაინც იზოლირებულია, უბრალოდ უკეთესი ელექტრონული სილოა.
როგორ უდგება ProjectVIEW ERP მშენებლობის შესყიდვების დაგეგმვას?
ProjectVIEW ERP შექმნილია პროექტზე ორიენტირებული შესყიდვებისთვის და არა შესყიდვისთვის, როგორც იზოლირებული შიდა ადმინისტრაციული ტრანზაქციისთვის.
მისი შესყიდვებისა და მომარაგების მოდული მხარს უჭერს Site Item Request-ებს, მოთხოვნებს, RFQ-ებს, მომწოდებლის შეთავაზებებს, მრავალკრიტერიუმიან შეფასებას, ჩარჩო ხელშეკრულებებს, შეკვეთის შექმნას და მომწოდებლებთან თანამშრომლობას. შესყიდვის მოთხოვნები ასევე შეიძლება BoQ/WBS კონტექსტს დაუკავშირდეს.
მისი მასალებისა და წარმოების მართვის მოდული პროცესს აგრძელებს მარაგის ინსპექტირებაში, Goods Received Notes-ში, მასალების ლოგისტიკაში, გადატანებსა და წარმოების მართვაში.
ProjectVIEW ასევე აერთიანებს დაგეგმვის ინფორმაციას Oracle Primavera P6 და Microsoft Project-თან დაკავშირებადობით.
ამიტომ მიზანი უბრალოდ შესყიდვის შეკვეთის ციფრულიზაცია არ არის.
მიზანია შეინარჩუნოს ურთიერთობა შორის:
რა სჭირდება პროექტს, როდის სჭირდება, რა დაუჯდება, რა უკვე არის ნაკისრი, რა უკვე ჩამოვიდა და რა რეალურად არის მოხმარებული.
უფრო დიდი შესყიდვის კითხვა
მშენებლობის შესყიდვების შესრულება საბოლოოდ არ უნდა შეფასდეს იმით, რამდენად სწრაფად დამუშავდა შესყიდვის შეკვეთა.
უფრო სწორი კითხვა არის:
მიაღწია თუ არა სწორმა რესურსმა სწორ პროექტამდე, სწორ რაოდენობასა და სპეციფიკაციაში, სამშენებლო გრაფიკით მოთხოვნილ დროს და კონტროლირებად ფასად?
ეს არის განსხვავება შესყიდვების ადმინისტრირებასა და მშენებლობის შესყიდვების დაგეგმვას შორის.
რთული კონტრაქტორებისთვის შესყიდვები პროექტის დაგეგმვისგან ქვევით მდებარე პროცესი არ არის.
შესყიდვები პროექტის დაგეგმვის ნაწილია.
დამატებითი კითხვა DANAOS Projects-ზე
BoQ–WBS–Cost Code ინტეგრაცია და განცალკევებული შესყიდვების სტრუქტურული შეზღუდვები
